Die Grundlagen für eine gute Begleitung werden schon vor Beginn des Dienstjahres geschaffen. Sie finden hier eine Übersicht, aus welchen Bestandteilen diese besteht.
Platzanmeldung
Die Vorbereitung des Dienstes startet über ein halbes Jahr vor dem ersten Diensttag. Am Ende des Kalenderjahres melden alle Einsatzstellen die Plätze für Freiwillige an, die sie im folgenden Sommer besetzen möchten. Die Platzanmeldung enthält neben allen Kontakt und Zuordnungsdaten auch schon die Rahmenbedingungen für die zu schaffende Stelle:
- Welches Format soll besetzt werden (BFD oder FSJ)?
- In welchem Bereich der Einrichtung ist der Platz angesiedelt (z. B. die Gruppe, der Wohnbereich, die Station oder auch Verwaltung oder technischer Dienst)
- Was wären dort mögliche Lernziele?
- Welche Voraussetzungen sollten Freiwillige erfüllen (z. B. Führerschein)?
- Ab und bis wann kann der Platz besetzt werden?
- Kann eine Unterkunft gestellt werden?
Die Platzanmeldung wird von der Einrichtungs- oder Bereichsleitung an uns übermittelt. Auf dieser Basis wird eine Ausschreibung erstellt, die veröffentlicht wird. Diese Informationen sind also in aufbereiteter Form für alle Bewerber_innen transparent. Für die Anleitung ist es hilfreich, wenn Sie diese Platzbeschreibung kennen.
Kennenlern- und Informationsgespräch
Bewerber_innen werden bei uns zentral bearbeitet. Bewerben sich Personen in einer Einrichtung, wird die Einrichtung an uns verwiesen und wir kümmern uns um die weitere Vermittlung. Die erste Station des Bewerbungsprozesses ist ein erstes Kennenlernen mittels Videokonferenz. Alle Bewerber_innen unterhalten sich dabei mit einer unserer Referent_innen über die Grundlagen der Dienste, aber auch über ihre Motivation und Wünsche zum Einsatz. Eine Übersicht der besprochenen Informationen finden Sie hier.
Am Ende des Gesprächs schlagen wir den Bewerber_innen eine Einsatzstelle vor, sofern die nicht schon im Vorhinein klar war.
Hospitation
Die Bewerber_innen erhalten den Auftrag einen Termin zur Hospitation in der Einsatzstelle zu vereinbaren. Die Hospitation soll in dem Bereich stattfinden, in dem später auch der Dienst absolviert wird. Wenn möglich, sollte auch schon ein Kennenlernen der Anleitungsperson stattfinden. Die Hospitation sollte sich mindestens über einen Arbeitstag in der Einrichtung erstrecken.
Das Ziel der Hospitation ist, dass Bewerber_in und Einrichtung eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob sie den Weg eines Freiwilligendienstes gemeinsam gehen möchten. Die meisten Bewerber_innen bringen keine oder wenige beruflichen Erfahrungen mit und auch der Prozess des Bewerbens ist noch unbekannt. Ein erfolgreicher Freiwilligendienst beginnt schon mit einer gut vorbereiteten und reflektierten Hospitation. Dazu gehören:
- Erleben des Alltags in der Einrichtung
- Führung durch die Einsatzstelle/Bereich
- Kennenlernen des künftigen Arbeitsbereichs
- Erstes Kennenlernen des Teams
- Ein Gefühl für die Arbeit mit den Klient_innen erhalten
- Reflexion der ersten Eindrücke
- Klären von Formalien und Fragen
- Begleitung durch zukünftige Anleitung bzw. Ansprechperson während der Hospitation
Alle Bewerber_innen erhalten mit der Einladung zum Hospitieren auch Leitfragen, die eine erste Orientierung und Vorbereitung ermöglichen sollen.
Vereinbarung
Erhalten wir sowohl von den Bewerber_innen, als auch von der Einrichtung eine positive Rückmeldung nach der Hospitation, werden alle Unterlagen für die Freiwilligen-Vereinbarung erstellt. Diese Unterlagen werden an die zukünftigen Freiwilligen verschickt. Die Vereinbarung selbst leiten diese weiter an die Einsatzstelle, die diese nach der eigenen Unterschrift wieder an uns leitet. Die sonstigen Personalunterlagen werden direk von den zukünftigen Freiwilligen zu uns geschickt und wir leiten diese an die jeweilige Abrechnungs-/Besoldungsstelle weiter.
Dieser „Papierkram“ ist für die Mehrheit der Freiwilligen ebenso eine Neuheit. Diese Situation wird durch den Zeitdruck, der bei kurzfristigen Dienstbeginnen entsteht, nicht gerade leichter. Unser Sekretariat versucht an dieser Stelle so gut es geht weiterzuhelfen. Schon an dieser Stelle kann es hilfreich sein, wenn die Einsatzstelle vor Ort zusätzliche Unterstützung anbietet und Unterlagen erklärt. Es kann also eine echte Unterstützung sein, wenn hier aktiv Hilfe, z. B. am Ende der Hospitation, angeboten wird.
Informationen zum Dienst
Kurz vor oder mit dem Dienstbeginn erhalten alle Freiwilligen und Anleitungen Post von uns. Die Einrichtungsleitungen werden darüber per E-Mail informiert.
Mit der sogenannten Begrüßungspost erhalten die Freiwilligen und Anleitungen Infos über:
- die Anleitungsperson
- die Seminargruppe und -termine inkl. Auftaktveranstaltung
- die zuständige Referent_in bei uns
- die ersten Schritte im Dienst und den Hinweis auf unsere Hilfsmaterialien
- die Ansprechpersonen zur Prävention und Intervention bei (sexualisierter) Gewalt