Einsatzstelle werden

Mit dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) und dem Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) in katholischer Trägerschaft setzen wir für Menschen in einer wichtigen Lebensphase des Umbruchs ein Angebot um, das ihnen Engagement ermöglicht, in dem sie sich selbstwirksam erleben können und mit dem sie einen Dienst an ihren Nächsten tun. Dabei lassen wir uns vom christlichen Profil dieser Dienste leiten, das auf den vier biblischen Grunderfahrungen – Unterbrechung, Einladung, Berührung und Sendung – beruht.

Grundlagen der Dienste

Gesetzliche Grundlagen

Die Freiwilligendienste werden auf der Grundlage der jeweiligen Gesetzestexte geschlossen. Ergänzt werden die Gesetze durch die jeweils gültige Förderrichtlinie und die Ausführungsbestimmungen des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) und des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA).

Bundesfreiwilligendienst

Freiwilliges Soziales Jahr

Grundlagen der kath. Trägergruppe

Das Erzbistum Hamburg arbeitet im BFD mit der Zentralstelle Deutscher Caritasverband (DCV) und im FSJ mit der Zentralstelle Bund der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ) zusammen. Neben den gesetzlichen Grundlagen haben wir uns als Trägergruppe auf die folgenden Grundsätze verständigt:

Kooperation zwischen Träger und Einsatzstellen

Das Erzbistum Hamburg ist Träger der Freiwilligendienste und kooperiert zu deren Ausführung mit Einsatzstellen. Die Grundlagen der Arbeit des Trägers werden im Konzept vorgehalten. Einsatzstellen sind gemeinwohlorientierte Einrichtungen, z. B.in der Kinder-und Jugendhilfe, Einrichtungen der Gesundheitspflege, der Alten-und Behindertenhilfe sowie Einrichtungen der Gemeinwesenarbeit und der Kultur (Freiwilligendienste-Handbuch, Kap. 4). Die Aufgabenteilung lässt sich wie folgt zusammenfassen.

Träger

  • Setzt die Vorgaben des Gesetzgebers, zuständiger staatlicher Stellen auf Bundes- und Landesebene und der Zentralstellen um
  • Ist verantwortlich für die Anerkennung und Begleitung der Einsatzstellen
  • Vertritt das Thema Freiwilligendienste in Bund und Ländern
  • Legt Regelungen zur einheitlichen Durchführung fest
  • Steuert das Bewerbungsverfahren
  • Verantwortet die administrative und pädagogische Begleitung der Freiwilligen und Einsatzstellen
  • Trägt Sorge für die ordnungsgemäße Durchführung der Dienste und unterstützt die Einsatzstellen bei einer entsprechenden Umsetzung

Einsatzstelle

  • Verantwortet die ordnungsgemäße administrative Durchführung der Dienste
  • Stellt den Freiwilligen personelle Unterstützung für Anleitung und Reflexion zur Verfügung
  • Unterstützt die inhaltliche Ausrichtung desTrägers hinsichtlich der Freiwilligendienste und setzt die Begleitung der Freiwilligen entsprechend um
  • Pflegt regelmäßigen Kontakt zum Träger und informiert über Änderungen
  • Nutzt die Angebote des Trägers zur Weiterentwicklung der Freiwilligendienste und der Begleitung der Freiwilligen

Einsatzmöglichkeiten für Freiwillige

BFD und FSJ sind Lern-und Orientierungsdienste, welche die Freiwilligen bei der Entwicklung und Erweiterung von Kompetenzen unterstützen sollen. Das Arbeitsfeld muss dementsprechend gestaltet sein und einen Anpassungsspielraum an die Bedürfnisse und Lernziele der Freiwilligen bieten. Die Gestaltung der Einsatzbedingungen sowie erlaubte und nicht-erlaubte Tätigkeiten von Freiwilligen sind ausführlich, auch bezogen auf verschiedene Arbeitsbereiche, im Freiwilligendienste-Handbuch in Kapitel 4 beschrieben.

Ein geeigneter Arbeitsbereich zeichnet sich also dadurch aus, dass er einen anregenden Lern- und Erfahrungsort und einen sicheren Raum darstellt, in dem sich nicht-ausgebildete Kräfte ausprobieren können.

Durch einen Freiwilligendienst wird kein Arbeitsverhältnis begründet. Die Freiwilligendienste zählen zu den besonderen Formen des bürgerschaftlichen Engagements. Plätze müssen so gestaltet sein, dass sie arbeitsmarktneutral bewertet werden können. Freiwillige sind immer zusätzliche Hilfskräfte.

Anleitung

Jeder Person im BFD und FSJ ist eine Anleitungsperson zur Verfügung zu stellen. Dabei handelt es sich um eine Fachkraft, der für die Einarbeitung und die regelmäßige Reflexion des Dienstes Arbeitszeit zur Verfügung gestellt wird und die Bereitschaft für diese Aufgabe zeigt. Das Anforderungsprofil für Anleitende sieht wie folgt aus:

Anforderungsprofil für Anleitungspersonen

Kompetenzen

Die Anleitungsperson sollte

  • als Fachkraft mit vollem Beschäftigungsumfang in der Einsatzstelle beschäftigt sein,
  • über Berufserfahrung verfügen und mind. ein Jahr in der Einsatzstelle beschäftigt sein,
  • gemeinsame Dienstzeiten mit den Freiwilligen haben,
  • mit den Arbeitsabläufen und Strukturen der Einrichtung vertraut sein,
  • motiviert sein, die Freiwilligen während des Jahres zu begleiten und in Entwicklungsprozessen zu unterstützen sowie
  • an der Lebenswelt der Freiwilligen interessiert sein und dieser mit Empathie begegnen.

Organisation

Für diese Aufgabe muss den Anleitungspersonen ein Stundenkontingent zur Verfügung stehen, um

  • sich auf die Anleitung vorbereiten und sich mit den Aufgaben der Begleitung sowie den Qualitätsstandards des Trägers auseinandersetzen zu können,
  • mit den Freiwilligen regelmäßige Anleitungsgespräche führen zu können und
  • an den Konferenzen und Fortbildungsangeboten für Anleitungspersonen des Erzbistums Hamburg teilnehmen zu können.

Anleitungsgespräche

Zu den zentralen Aufgaben der Anleitungsperson gehört das Führen von Anleitungsgesprächen. Die Anleitungsgespräche erfüllen im Wesentlichen folgende Funktionen:

  • Lehrende Funktion
  • Beratende Funktion
  • Administrative Funktion
  • Beurteilende Funktion

Die Anleitungsgespräche sollten regelmäßig und in einem geschützten Rahmen stattfinden. Dabei hilfreich sein können:

  • Anforderungsprofil Anleitung
  • Anleitungs-Kalender
  • Gesprächsleitfaden
  • Lernziele
  • Arbeitshilfe Ziele und Kompetenzentwicklung
  • Arbeitshilfe Projektarbeit

Zur Unterstützung stellen wir einige Anleitungsmaterialien zur Verfügung und veranstalten regelmäßige Austauschformate. Die Materialien finden Sie auf dieser Website unter Für Einsatzstellen > Anleitung.

Kosten

Die Kosten für einen BFD-oder FSJ-Platz stellen wir in einem eigenen Dokument zur Verfügung. Darauf ist auch eine Erläuterung der Kosten sowie eine Zusammenfassung der Refinanzierung im BFD enthalten. Die Kosten werden jährlich angepasst. Die Kosten setzen sich aus den monatlichen Zahlungen an die Freiwilligen und einen Zuschuss zur pädagogischen Begleitung an uns als Träger zusammen. Die Zahlungen an die Freiwilligen (Taschengeld, Sachbezüge, Sozialversicherungsbeiträge) werden direkt von den Einrichtungen, bzw. deren Abrechnungsstellen angewiesen. Die Zahlung des Zuschusses zur pädagogischen Begleitung erfolgt auf Rechnung.

Wenden Sie sich bei Interesse bitte an unser Sekretariat. Gerne schicken wir Ihnen die aktuelle Kostenübersicht zu.

Zuschüsse für Einsatzstellen

BFD-Plätze werden durch das BAFzA monatlich bezuschusst. Der Zuschuss bezieht sich auf die Zahlungen für Taschengeld und Sozialversicherungsbeiträge. Auch diese aktuellen Kosten können Sie bei uns mit der Kostenübersicht erfragen.

Dauer und Zeitraum

Ein Freiwilligendienst kann zwischen 6 und 18 Monaten dauern. Die meisten Dienste laufen über 12 Monate. Ein Großteil der Freiwilligen startet zum Sommer im August oder September. Es ist aber grundsätzlich ein laufender Einstieg möglich.

Seminare

Zu den Diensten gehört der Besuch von verpflichtenden Bildungsseminaren, die von uns geplant und durchgeführt werden. Bei einem zwölfmonatigen Dienst sind 25 Bildungstage verpflichtend. Unsere Seminare werden in festen Gruppen durchgeführt. Die Gruppen fahren dafür von Montag bis Freitag in ein Übernachtungshaus. Daraus ergeben sich also fünf Seminarwochen, die sich gleichmäßig auf den Jahresverlauf verteilen.

Die Seminare dienen der Reflexion der Dienste und der eigenen Lernerfahrung. Darüber hinaus beschäftigen sich die Gruppen mit selbstgewählten Themen, die einen lebensweltlichen und zeitgeschichtlichen Bezug haben. Für die Seminare sind die Freiwilligen von der Arbeit in der Einsatzstelle freizustellen.

Arbeitszeiten und Urlaub

Freiwilligendienste werden grundsätzlich in Vollzeit geleistet. Maßgeblich ist die übliche Vollzeit in der jeweiligen Einsatzstelle. Wenn es den Freiwilligen aus persönlichen Gründen nicht möglich ist den Dienst in Vollzeit zu leisten, kann ein Teilzeitdienst beantragt werden. Gründe hierfür orientieren sich immer an den Bedürfnissen der Einsatzstelle. Hierzu zählt etwa die Pflege von Angehörigen oder eine körperliche Einschränkung. Für Freiwillige im BFD, die das 27. Lebensjahr vollendet haben, ist grunsätzlich ein Teilzeitdienst möglich.

Die Arbeitszeiten werden von der Einsatzstelle festgelegt und orientieren sich an der üblichen Dienstplanung. Es ist besonders darauf zu achten, dass der Dienst insbesondere zu Beginn eine neue und hohe Belastung für die Freiwilligen darstellt. Für minderjährige Freiwillige gelten zusätzlich die gesetzlichen Bestimmungen.

Alle Freiwilligen haben einen einheitlichen Urlaubsanspruch, der in der Freiwilligen-Vereinbarung geregelt wird. Er wird aus der Formel 2,5 Tage/ Dienstmonat, bezogen auf eine 5-Tage-Woche berechnet. Das Ergebnis wird gerundet. Bei einem Dienst über 12 Monate ergeben sich so 30 Urlaubstage, bzw. 6 Urlaubswochen. Während der Seminarwochen darf kein Urlaub genehmigt werden. Für Schließzeiten kann ggf. Urlaub angeordnet werden.

Anmeldung und Bewerbungsverfahren

Das Bewerbungsverfahren organisieren wir fast ausschließlich über digitale Wege. Dabei ist uns ein datenschutzkonformer Prozess sehr wichtig. Wir nutzen zwei Tools, die im folgenden immer wieder erwähnt werden. Es handelt sich jeweils um ein abgeschlossenes System.

Anmeldeansicht der Cloud

“Cloud” Die Cloud ist im Grunde einer unserer Computer, auf den sie eingeschränkten Zugriff erhalten. Hierrüber stellen wir Ihnen Dokumente zur Verfügung und Sie können uns datenschutzkonform Dokumente mit personenbezogenen Daten übermitteln. Sie erhalten einen Zugang pro Einsatzstelle.

Concludis Von der Ausschreibung bis zur Hospitation verwenden wir die Bewerber_innenmanagement-Software Concludis. Alle Ansprechpersonen einer Einsatzstelle erhalten einen persönlichen Zugang. Ggf. verwendet Ihre Einrichtung auf für das übrige Onboarding Concludis. In diesem Fall haben Sie trotzdem nur einen Account und greifen darüber auf mehrere sog. Benutzergruppen zu, z. B. Freiwilligendienste und Kita.

Anmeldeansicht von Concludis

Anmeldung

Stammblatt und Kooperationsvereinbarung

Mit dem Stammblatt erfassen wir die Grunddaten der Einsatzstelle. Das aktualisierte Stammblatt finden Sie später in Ihrem Cloud-Ordner bei uns, sodass Sie immer überprüfen können, welche Daten wir von Ihnen gespeichert haben. In der Kooperationsvereinbarung legen wir die Grundlagen der Zusammenarbeit fest und fragen nach den maximal zu besetzenden Plätzen in den Formaten FSJ und BFD innerhalb der gesamten Einsatzstelle. Bis zum Widerruf oder zur Aktualisierung dieser Vereinbarung gehen wir davon aus, dass die hier angegebene Anzahl besetzt werden kann.

Platz-Anmeldung

Losgelöst von der maximalen Anzahl zu besetzender Plätze bitten wir um die Anmeldung der konkret zu vergebenden Plätze. Diese Plätze werden öffentlich als Stelle ausgeschrieben, sodass sich Bewerbende direkt auf diesen Platz bewerben können. Die Anzahl der so angemeldeten Plätze kann der Anzahl der maximal zu besetzenden Plätze aus der Kooperationsvereinbarung entsprechen, muss es aber nicht.

Bewerbungsverfahren

Stellenbörse

Alle durch die Einsatzstellen gemeldeten Plätze werden erst nach Rückgabe der obigen Dokumente offen als freie Stellen in der Stellenbörse publiziert. Bewerber_innen können sich dort direkt auf die Stellen bewerben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für Freiwillige, sich initiativ zu bewerben oder nur eine Richtung oder Wünsche bzgl. einer Einsatzstelle anzugeben. Die Bewerbung erfolgt ausschließlich digital. Sollten uns postalisch Unterlagen zugehen oder von Einsatzstellen weitergeleitet werden, werden wir auch diese in das digitale System einspeisen.

Sichtung der Bewerbungen

Unsere Mitarbeitenden sichten und sortierendie eingehenden Bewerbungen und fordern fehlende Unterlagen an.

Information und Video-Bewerbungsgespräch

Bei Bewerber_innen mit vollständigen Unterlagen wird ein Video-Bewerbungsgespräch mit dem Team Freiwilligendienste vereinbart. Diese Gespräche finden laufend und möglichst zeitnah statt. Den Bewerber_innen wird auf der Webseite umfängliches Informationsmaterial zur Verfügung gestellt. Sie werden gebeten, sich bis zum Gespräch dort zu informieren. Im Gespräch werden grundsätzliche Informationen abgefragt und notiert. Außerdem werden die Motivation für den Dienst und die Bereitschaft zu den Seminaren geprüft. Bei unentschlossenen Bewerber_innen findet eine entsprechende Beratung statt. Bei Unklarheiten oder ausstehenden Fragen schließen sich die Bildungsreferent_innen mit der gewünschten Einsatzstelle kurz. Am Ende dieses Schrittes wissen die Bewerber_innen über die Grundlagen der Freiwilligendienste Bescheid, kennen die Einsatzmöglichkeiten und den allgemeinen Jahresverlauf. Außerdem sind sie darauf vorbereitet, worauf es beim Hospitieren ankommt und was sie dort erwartet. Der_Die Bewerber_in wird im Bewerbungsportal für die gewünschte Einsatzstelle in Concludis freigeschaltet.

Hospitation

Nach der Freischaltung benachrichtigt Concludis die Ansprechperson in der Einsatzstelle per E-Mail, dass es Neuigkeiten im System gibt und dass eine Aktion erforderlich ist. Die in der Einsatzstelle verantwortliche Person kann nun die Unterlagen online einsehen, die Bewerber_innen werden gebeten einen Termin zum Hospitieren zu vereinbaren. Der Hospitationstermin ist dem Sekretariat Freiwilligendienste zu Planungszwecken mitzuteilen und wird von uns in Concludis gepflegt. Nach der Hospitation ist die Vorstellungsvereinbarung von Bewerber_in und Einsatzstelle unterschrieben einzureichen. Als Einsatzstelle können Sie hierfür den Ordner “Datentransfert” in der Cloud nutzen.

Vertragserstellung

Den Bewerber_innen werden alle Vertragsunterlagen per Post zugeschickt. Der Rücklauf wird im Sekretariat Freiwilligendienste kontrolliert und in der Cloud gespeichert, sodass die Einsatzstelle und die jeweilige Besoldungsstelle darauf zugreifen können. Fehlende Personalunterlagen (z.B.Personalfragebogen) werden einmalig angemahnt und dann an die jeweilige Besoldungsstelle zur weiteren Nachverfolgung übergeben.

Dienstbeginn

Vor dem Dienstbeginn erhalten Einsatzstellen und Freiwillige einen Begrüßungsbrief mit Seminarterminen und allen wichtigen Infos zum Start. Klassischerweise starten die meisten Freiwilligen zwischen August und September. Bei der Anmeldung ist es möglich, pro Platz einen Zeitraum anzugeben, zu wann ein Beginn möglich ist. Damit die Mindestdienstzeit von 6 Monaten und 15 erforderlichen Seminartagen erreicht werden kann, ist ein Beginn zwischen März und Juli nur in Einzelfällen und nach Rücksprache möglich.