Einsatzstelle werden

Mit dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) und dem Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) in katholischer Trägerschaft setzen wir für Menschen in einer wichtigen Lebensphase des Umbruchs ein Angebot um, das ihnen Engagement ermöglicht, in dem sie sich selbstwirksam erleben können und mit dem sie einen Dienst an ihren Nächsten tun. Dabei lassen wir uns vom christlichen Profil dieser Dienste leiten, das auf den vier biblischen Grunderfahrungen – Unterbrechung, Einladung, Berührung und Sendung – beruht.

Grundlagen der Dienste

Gesetzliche Grundlagen

Die Freiwilligendienste werden auf der Grundlage der jeweiligen Gesetzestexte geschlossen. Ergänzt werden die Gesetze durch die jeweils gültige Förderrichtlinie und die Ausführungsbestimmungen des BMFSFJ und des BAFzA.

Bundesfreiwilligendienst

Freiwilliges Soziales Jahr

Grundlagen der Kath. Trägergruppe

Das Erzbistum Hamburg arbeitet im BFD mit der Zentralstelle Deutscher Caritasverband (DCV) und im FSJ mit der Zentralstelle Bund der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ) zusammen. Die Grundlage für die Zusammenarbeit bilden neben den gesetzlichen Grundlagen

Kooperation zwischen Träger und Einsatzstellen

Das Erzbistum Hamburg ist Träger der Freiwilligendienste und kooperiert zu deren Ausführung mit Einsatzstellen. Die Grundlagen der Arbeit des Trägers werden im Konzept vorgehalten. Einsatzstellen sind gemeinwohlorientierte Einrichtungen, z.B.in der Kinder-und Jugendhilfe, Einrichtungen der Gesundheitspflege, der Alten-und Behindertenhilfe sowie Einrichtungen der Gemeinwesenarbeit und der Kultur (Freiwilligendienste-Handbuch, Kap. 4). Die Aufgabenteilung lässt sich wie folgt zusammenfassen.

Träger

  • Setzt die Vorgaben des Gesetzgebers, zuständiger staatlicherStellen auf Bundes- und Landesebene und der Zentralstellen um
  • Ist verantwortlich für die Anerkennung und Begleitung der Einsatzstellen
  • Vertritt das Thema Freiwilligendienste in Bund und Ländern
  • Legt Regelungen zur einheitlichen Durchführung fest
  • Steuert das Bewerbungsverfahren
  • Verantwortet die administrativeund pädagogische Begleitung der Freiwilligen und Einsatzstellen
  • Trägt Sorge für die ordnungsgemäße Durchführung der Dienste und unterstützt die Einsatzstellen bei einer entsprechenden Umsetzung

Einsatzstelle

  • Verantwortet die ordnungsgemäße administrative Durchführung der Dienste
  • Stellt den Freiwilligen personelle Unterstützung für Anleitung und Reflexion zur Verfügung
  • Unterstützt die inhaltliche Ausrichtung desTrägers hinsichtlich der Freiwilligendienste und setzt die Begleitung der Freiwilligen entsprechend um
  • Pflegt regelmäßigen Kontakt zum Träger und informiert über Änderungen
  • Nutzt die Angebote des Trägers zur Weiterentwicklung der Freiwilligendienste und der Begleitung der Freiwilligen

Einsatzmöglichkeiten für Freiwillige

BFD und FSJ sind Lern-und Orientierungsdienste, welche die Freiwilligen bei der Entwicklung und Erweiterung von Kompetenzen unterstützen sollen. Das Arbeitsfeld muss dementsprechend gestaltet sein und einen Anpassungsspielraum an die Bedürfnisse und Lernziele der Freiwilligen bieten. Die Gestaltung der Einsatzbedingungen sowie erlaubte und nicht-erlaubte Tätigkeiten von Freiwilligen sind ausführlich, auch bezogen auf verschiedene Arbeitsbereiche, im Freiwilligendienste-Handbuch in Kapitel 4 beschrieben.

Anleitung

Jeder Person im BFD und FSJ ist eine Anleitungsperson zur Verfügung zu stellen. Dabei handelt es sich um eine Fachkraft, der für die Einarbeitung und die regelmäßige Reflexion des Dienstes Arbeitszeit zur Verfügung gestellt wird und die Bereitschaft für diese Aufgabe zeigt. Das Anforderungsprofil für Anleitende sieht wie folgt aus:

Anforderungsprofil für Anleitungen

Kompetenzen

Der_Die Anleiter_in sollte

  • als Fachkraft mit vollem Beschäftigungsumfang in der Einsatzstelle beschäftigt sein,
  • über Berufserfahrung verfügen und mind. ein Jahr in der Einsatzstelle beschäftigt sein,
  • gemeinsame Dienstzeiten mit der_dem Freiwilligen haben,
  • mit den Arbeitsabläufen und Strukturen der Einrichtung vertraut sein,
  • motiviert sein, die_den Freiwillige_n während des Jahres zu begleiten und inEntwicklungsprozessen zu unterstützen sowie
  • an der Lebenswelt der_des Freiwilligen interessiert sein und ihr_ihm mit Empathie begegnen.

Organisation

Für diese Aufgabe muss dem_der Anleiter_inein Stundenkontingent zur Verfügung stehen, um

  • sich auf die Anleitung vorbereiten und sich mit seiner_ihrer Aufgabe sowie den Qualitätsstandards des Trägers auseinandersetzen zu können,
  • mit der_dem Freiwilligen regelmäßige Anleitungsgespräche führen zu können und
  • an den Konferenzen und Fortbildungsangeboten für Anleiter_innen des Erzbistums Hamburg teilnehmen zu können.

Anleitungsgespräche

Zu den zentralen Aufgaben der Anleitung gehört das Führen von Anleitungsgesprächen. Die Anleitungsgespräche erfüllen im Wesentlichen folgende Funktionen:

  • Lehrende Funktion
  • Beratende Funktion
  • Administrative Funktion
  • Beurteilende Funktion

Die Anleitungsgespräche sollten regelmäßig und in einem geschützten Rahmen stattfinden.Dabei hilfreich sein können:

  • Anforderungsprofil Anleitung
  • Anleitungs-Kalender
  • Gesprächsleitfaden
  • Lernziele
  • Arbeitshilfe Ziele und Kompetenzentwicklung
  • Arbeitshilfe Projektarbeit

Zur Unterstützung stellen wir einige Anleitungsmaterialien zur Verfügung und veranstalten regelmäßige Austauschformate.

Kosten

Die Kosten für einen BFD-oder FSJ-Platz stellen wir in einem eigenen Dokument zur Verfügung. Darauf ist auch eine Erläuterung der Kosten sowie eine Zusammenfassung der Refinanzierung im BFD enthalten. Wenden Sie sich bei Interesse bitte an unser Sekretariat.

Anmeldung und Bewerbungsverfahren

Vorbemerkung zu den verwendeten Tools: Das Bewerbungsverfahren organisieren wir fast ausschließlich über digitale Wege. Dabei ist uns ein datenschutzkonformer Prozess sehr wichtig. Wir nutzen zwei Tools, die im folgenden immer wieder erwähnt werden. Es handelt sich jeweils um ein abgeschlossenes System.

Anmeldeansicht der Cloud

“Cloud” Die Cloud ist im Grunde einer unserer Computer, auf den sie eingeschränkten Zugriff erhalten. Hierrüber stellen wir Ihnen Dokumente zur Verfügung und Sie können uns datenschutzkonform Dokumente mit personenbezogenen Daten übermitteln. Sie erhalten einen Zugang pro Einsatzstelle.

Anmeldeansicht von Concludis

Concludis Von der Ausschreibung bis zur Hospitation verwenden wir die Bewerber_innenmanagement-Software Concludis. Alle Ansprechpersonen einer Einsatzstelle erhalten einen persönlichen Zugang. Ggf. verwendet Ihre Einrichtung auf für das übrige Onboarding Concludis. In diesem Fall haben Sie trotzdem nur einen Account und greifen darüber auf mehrere sog. Benutzergruppen zu, z. B. Freiwilligendienste und Kita.

Anmeldung

Stammblatt und Kooperationsvereinbarung

Mit dem Stammblatt erfassen wir die Grunddaten der Einsatzstelle. Das aktualisierte Stammblatt finden Sie später in Ihrem Cloud-Ordner bei uns, sodass Sie immer überprüfen können, welche Daten wir von Ihnen gespeichert haben. In der Kooperationsvereinbarung legen wir die Grundlagen der Zusammenarbeit fest und fragen nach den maximal zu besetzenden Plätzen in den Formaten FSJ und BFD innerhalb der gesamten Einsatzstelle. Bis zum Widerruf oder zur Aktualisierung dieser Vereinbarung gehen wir davon aus, dass die hier angegebene Anzahl besetzt werden kann.

Platz-Anmeldung

Losgelöst von der maximalen Anzahl zu besetzender Plätze bitten wir um die Anmeldung der konkret zu vergebenden Plätze. Diese Plätze werden öffentlich als Stelle ausgeschrieben, sodass sich Bewerbende direkt auf diesen Platz bewerben können. Die Anzahl der so angemeldeten Plätze kann der Anzahl der maximal zu besetzenden Plätze aus der Kooperationsvereinbarung entsprechen, muss es aber nicht.

Bewerbungsverfahren

Stellenbörse

Alle durch die Einsatzstellen gemeldeten Plätze werden erst nach Rückgabe der obigen Dokumente offen als freie Stellen in der Stellenbörse publiziert. Bewerber_innen können sich dort direkt auf die Stellen bewerben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für Freiwillige, sich initiativ zu bewerben oder nur eine Richtung oder Wünsche bzgl. einer Einsatzstelle anzugeben. Die Bewerbung erfolgt ausschließlich digital. Sollten uns postalisch Unterlagen zugehen oder von Einsatzstellen weitergeleitet werden, werden wir auch diese in das digitale System einspeisen.

Sichtung der Bewerbungen

Die Mitarbeitenden des Fachbereichs Freiwilligendienste sichten und sortierendie eingehenden Bewerbungen und fordern fehlende Unterlagen an.

Information und Video-Bewerbungsgespräch

Bei Bewerber_innen mit vollständigen Unterlagen wird ein Video-Bewerbungsgespräch mit einer_einem Bildungsreferent_in des Fachbereichs vereinbart. Diese Gespräche finden laufend und möglichst zeitnah statt. Den Bewerber_innen wird auf der Webseite umfängliches Informationsmaterial zur Verfügung gestellt. Sie werden gebeten, sich bis zum Gespräch dort zu informieren. Im Gespräch werden grundsätzliche Informationen abgefragt und notiert. Außerdem werden die Motivation für den Dienst und die Bereitschaft zu den Seminaren geprüft. Bei unentschlossenen Bewerber_innen findet eine entsprechende Beratung statt. Bei Unklarheiten oder ausstehenden Fragen schließen sich die Bildungsreferent_innen mit der gewünschten Einsatzstelle kurz. Am Ende dieses Schrittes wissen die Bewerber_innen über die Grundlagen der Freiwilligendienste Bescheid, kennen die Einsatzmöglichkeiten und den allgemeinen Jahresverlauf. Außerdem sind sie darauf vorbereitet, worauf es beim Hospitieren ankommt und was sie dort erwartet. Der_Die Bewerber_in wird im Bewerbungsportal für die gewünschte Einsatzstelle in Concludis freigeschaltet.

Hospitation

Nach der Freischaltung benachrichtigt Concludis die Ansprechperson in der Einsatzstelle per E-Mail, dass es Neuigkeiten im System gibt und dass eine Aktion erforderlich ist. Die in der Einsatzstelle verantwortliche Person kann nun die Unterlagen online einsehen, die Bewerber_innen werden gebeten einen Termin zum Hospitieren zu vereinbaren. Der Hospitationstermin ist dem Fachbereich Freiwilligendienste zu Planungszwecken mitzuteilen und wird von uns in Concludis gepflegt. Nach der Hospitation ist die Vorstellungsvereinbarung von Bewerber_in und Einsatzstelle unterschrieben einzureichen. Als Einsatzstelle können Sie hierfür den Ordner “Datentransfert” in der Cloud nutzen.

Vertragserstellung

Den Bewerber_innen werden alle Vertragsunterlagen per Post zugeschickt. Der Rücklauf wird im Fachbereich Freiwilligendienste kontrolliert und in der Cloud gespeichert, sodass die Einsatzstelle und die jeweilige Besoldungsstelle darauf zugreifen können. Fehlende Personalunterlagen (z.B.Personalfragebogen) werden einmalig angemahnt und dann an die jeweilige Besoldungsstelle zur weiteren Nachverfolgung übergeben.

Dienstbeginn

Vor dem Dienstbeginn erhalten Einsatzstellen und Freiwillige einen Begrüßungsbrief mit Seminarterminen und allen wichtigen Infos zum Beginn. Klassischerweise starten die meisten Freiwilligen zwischen August und September. Bei der Anmeldung ist es möglich, pro Platz einen Zeitraum anzugeben, zu wann ein Beginn möglich ist. Damit die Mindestdienstzeit von 6 Monaten und 15 erforderlichen Seminartagen erreicht werden kann, ist ein Beginn zwischen März und Juli nur in Einzelfällen und nach Rücksprache möglich.