Der Dienst startet
Die Freiwilligen lernen die Einrichtung kennen, die Räumlichkeiten, die Arbeitsbereiche, die Menschen in der Einsatzstelle: die Klient*innen, das Team. Die ersten Tage werden sich viel darum drehen, den Tagesablauf im neuen Arbeitsbereich kennenzulernen und zu verinnerlichen.
Sie sind grade ind en ersten tagen und Wochen eine der wichtigsten Bezugspersonen für die Freiwilligen. Nutzen Sie jede Gelegenheit mit den Freiwilligen in Kontakt zu kommen.
Checkliste für den Anfang
Neben der inhaltlichen Einarbeitung in die neuen und fremden Aufgabenfelder, ist für die meisten Freiwilligen auch die Arbeitswelt mit all ihren formalen Anforderungen ganz neu. Die Checkliste soll Ihnen helfen die Freiwilligen gut zu informieren. Nicht jeder Punkt wird für alle Einrichtungen gleichermaßen wichtig sein, darüber hinaus gibt es bestimmt noch weitere einrichtungsspezifische Punkte, die Sie nach Bedarf ergänzen können.
- Wo passen die Schlüssel?
- Wo lagern Kleidung oder Schutzutensilien für die Arbeit?
- Wo sind An-, Ab- und Krankmeldungen zu tätigen?
- Wie ist die Regelung der Arbeitzeit?
- Wie und wo werden Anwesenheitslisten geführt?
- Wie ist der übliche Tagesablauf?
- Wie und wo werden Pausen gemacht?
- …
Checkliste für den Anfang
Die Checkliste ist sehr umfangreich und versucht alle relevanten Bereiche zur Einarbeitung in die Formalia der Arbeitswelt in der Einsatzstelle aufzulisten.
Arbeitszeit erfassen
Freiwillige müssen ihre Arbeitszeit in der Einsatzstelle dokumentieren. Ob dies stundengenau erfolgt oder im Sinne einer täglichen Anwesenheitsliste, ist der Einsatzstelle überlassen. Bei täglichen Anwesenheitslisten sollte aber die wöchentliche oder tägliche Arbeitszeit in der Übersicht einmalig angegeben sein. Krankheit, Urlaub und Seminare müssen taggenau verzeichnet werden.
- Zur Überprüfung der gesetzlich verpflichtenden Pausenzeiten müssen ebenfalls die Pausen dokumentiert werden.
- Lassen Sie sich die Listen monatlich unterschreiben oder vergleichbar von den Freiwilligen bestätigen.
Arbeitszeiterfassung Vorlage
Wenn Sie kein eigenes System für die Arbeitszeiterfassung verwenden kann diese Vorlage gerne genutzt werden.
Jahresplanung
Einigen Freiwilligen ist es neu sich frühzeitig mit Urlaubsplanung zu beschäftigen. Hilfe bei der Jahresplanung mit Blick auf Schließzeiten, Feiertage und Seminartermine ermöglicht es schon zu Beginn des Dienstes das Jahr gut strukturiert zu wissen und einen Überblick über möglich Urlaubszeiträume zu schaffen.
- Bis wann muss welche Urlaubsplanung passiert sein?
- Wer genehmigt Urlaubswünsche?
- Wann darf kein Urlaub genommen werden?
- Gibt es Schließzeiten in denen Urlaub genommen werden muss?
- …
Neben der Jahresplanung ist auch die Planung von Arbeitszeiten für die kommenden Wochen ein wichtiger Teil der Sicherheit und Orientierung bietet, helfen Sie den Freiwilligen dabei sich an die neue Struktur zu gewöhnen.
Einarbeitungsplan
Wie die Einarbeitung nach den ersten Tagen des Ankommens gestaltet sein soll, kann mit Hilfe eines Einarbeitungsplans gemeinsam erarbeitet werden. Dieser kann und wird im laufenden Dienst dynamisch genutzt werden, da Einarbeitung neuer Menschen immer stark personenabhängig ist. Den Einarbeitungsplan können Sie als gute Grundlage für die Anleitungsgespräche in der ersten Zeit nutzen, um nach anstehenden Aufgaben zu suchen.
Institutionelles Schutzkonzept besprechen
In der Einarbeitung müssen die Freiwilligen das Schutzkonzept der Einsatzstelle kennenlernen. Die jungen Menschen haben wahrscheinlich zum ersten mal ein solches Konzept vor sich. Deshalb braucht es Gespräche, um ihnen ein Verständins für das Konzept und seine Inhalte zu vermitteln.
Als Mitarbeitende in der Einrichtung sind FW gegenüber den Klient*innen, Kindern oder Patient*innen Schutzbeauftragte, genauso wie alle anderen Mitarbeitenden auch. Deshalb ist es wichtig, dass die FW das Schutzkonzept der Einrichtung und dessen Handlungsleitfaden kennen. Dies sollte möglichst bei Dienstbeginn thematisiert werden.
Wir haben Ideen und Anregungen für Anleitungspersonen zur Gestaltung dieser Gespräche zusammengestellt. Diese sollen helfen, das Schutzkonzept in den Einarbeitungs- oder Reflexionsgesprächen zu thematisieren. Wie kann man mit Freiwilligen dazu gut ins Gespräch kommen und wie kann man die wichtige Bedeutung des Schutzkonzeptes für die Freiwilligen deutlich machen?
Im Starter-Paket ging es genau darum, das Schutzkonzept mit Freiwilligen zu thematisiert. Wir haben einen Mitschnitt davon, in welchem zunächst über die Doppelrolle der Freiwilligen als Schutzbefohlene und Schutzbeauftragte gesprochen wird und danach über die Vermittlung der Inhalte des Schutzkonzepts.
Um den Freiwilligen die Funktion eines Schutzkonzeptes zu erklären, kann man das Bild eines Spiels verwenden: “Stell es dir vor wie bei einem Fußballspiel. Bevor wir spielen, müssen wir die Spielregeln kennen, damit wir wissen, wie wir uns im Spiel verhalten, welche Regeln in ungünstigen Situationen gelten (z.B. wenn der Ball ins Aus rollt) und was ein Regelverstoß (z.B. ein Foul) ist. So wissen wir genau, in welchem Rahmen wir uns bewegen können und dürfen. Solche Spielregeln sind so ähnlich wie die Maßnahmen, die in einem Schutzkonzept beschrieben sind, um die Klient*innen, Kinder und Patient*innen und auch uns selbst vor möglichen Gefahren zu schützen.”
Anleitungsgespräche
Die Anleitungsgespräche sind fester Bestandteil der Begleitung im Freiwilligendienst. Die Gespräche sind nicht nur nett und sehr hilfreich für die Aufgabenverteilung sondern sind Teil der Qualitätstandards, die Einsatzstellen gewährleisten müssen um Freiwillige bei sich beschäftigen.
Anleitungsgespräche fokussieren sich zu Beginn des Dienstes auf oben genannte Inhalte und das gegenseitige Kennenlernen. Die Freiwilligen sollen die Chance bekommen Sie als vertrauensvolle Ansprechperson wahrzunehmen und den Raum der Gespräche als sicheren Ort zu erkennen.
Gesprächsleitfaden: Willkommen & Orga
Dieser Leitfaden kann helfen einen Rahmen für die Organisatorischen Themen und Fragen zu Dienstbeginn und während der Einarbeitung zu gestalten.
Im späteren Dienstverlauf sind die Anleitungsgespräche fester Anker um Herausforderungen und Situationen zu besprechen, zu verorten und gemeinsam zu reflektieren. Anleitungsgespräche sollen allen Seiten die Cahnce geben Wissenlücken zu füllen, Know-How zu erwerben und Gelerntes zu verstehen.
Anleitungsgespräche können verschiedene Formen annehmen. Um herauszufinden was es braucht, was gut tut und was es nicht braucht können unsere Hilfestellungen zur Gestaltung von Anleitungsgeprächen gut unterstützen.
Zeitplan für Anleitungsgespräche
Der Zeitplan setzt regelmäßige Anleitungsgespräche voraus, deren Intervalle mit zunehmender Zeit größer werden. Er ist nicht unbedingt in dieser Form einzuhalten, er kann aber zur Orientierung und Dokumentation genutzt werden. Wichtig ist: Zu Beginn muss eine intensivere Begleitung stattfinden und die Abstände zwischen den Anleitungsgesprächen sind kurz zu halten (alle 1-2 Wochen), nach der Einarbeitung ist die Begleitung weiterhin regelmäßig, die Anleitungsgespräche finden mindestens monatlich statt. (Stand: 2018)
Einarbeitung abschließen
Die Einarbeitung kann abgeschlossen werden, wenn erste übertragene Aufgaben zuverlässig erledigt werden und sich ein Verständnis einstellt, wie Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche zugeschnitten sind. Bei den Freiwilligen entstehen zu diesem Zeitpunkt erste Arbeitsroutinen. Sie schaffen Schritt für Schritt Platz für herausfordernde Tätigkeiten, erste selbstständige Projekte und das eigenständige Entdecken und Lösen von auftretenden Problemen. Um diese Entwicklung zu begleiten und die Freiwilligen darin zu unterstützen, sollten in einem Anleitungs- und Reflexionsgespräch die Stärken und Schwächen der_des Freiwilligen thematisiert werden. Hier kann es hilfreich sein auch Rückmeldungen aus dem Team mit einzubeziehen. Dieser Zeitpunkt ist auch gut geeignet, um gemeinsam über Lernziele im Freiwilligendienst zu sprechen.